Codice Etico

“Il modello di gestione prevede, nel suo articolato contenuto, anche la  redazione, da parte dell’azienda, di un Codice Etico (generalmente conosciuto  come “Codice Etico 231”). Si tratta di un documento adottato ufficialmente dai  vertici rappresentativi della persona giuridica e pertanto vincolante per tutti  coloro che operano all’interno del suo organigramma. Mediante il Codice Etico  ex D.Lgs. 231/01, l’azienda individua sostanzialmente la condotta da tenere per  evitare di incappare nella responsabilità penale configurata dalla norma. 

Il Codice Etico 231 svolge il compito di prevenire la commissione di determinati  reati, dei quali anche la società, unitamente alla persona fisica colpevole, è  chiamata a rispondere. Esso detta un insieme di norme comportamentali che  vincolano i soggetti operanti all’interno dell’ente, i quali sono tenuti ad attenersi  ad una condotta improntata alla trasparenza delle procedure e alla legalità.” 

Estratto dalle Linee guida sul Codice etico aziendale di Confindustria.

 

INDICE 

Articolo 1 – VALORI DELL’AZIENDA 

Articolo 2 – TERMINOLOGIA E DEFINIZIONI 

Articolo 3 – CAMPO DI APPLICAZIONE

Articolo 4 – RAPPORTI CON I TERZI

Comma 1 – Onestà e Correttezza nel lavoro

Comma 2 – Concorrenza sleale

Comma 3 – Altri comportamenti

Articolo 5 – PRINCIPI

Comma 1 – La Legge – Rapporto con il Dlgs 231/2001 e Codice Civile

Comma 2 – Tutela immagine di Garanteasy

Comma 3 – Norme comportamentali – rispetto, pari opportunità, comunicazione

Comma 4 – Responsabilità aziendale e responsabilità personale  

Articolo 6 – CONFLITTO D’INTERESSE

Articolo 7 – SEGRETI AZIENDALI E INFORMAZIONI RISERVATE

Articolo 8 – COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE

Comma 1 – Comunicazione interna

Comma 2 – Comunicazione esterna

Comma 3 – Reportistica

Articolo 9 – PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Articolo 10 – PROPRIETÀ’ INTELLETTUALE

Articolo 11 – COMMITMENT AMBIENTALE E SALUTE – Zero emission

Comma 1 – Sviluppo sostenibile

Comma 2 – Eventi eccezionali

Comma 3 – Salute

Articolo 12 – ORGANISMO DI VIGILANZA

Comma 1 – Nomina e poteri

Comma 2 – Funzioni

Comma 3 – Risultati attesi

Articolo 14 – DISPOSIZIONI ATTUATIVE

 

GARANTEASY – CODICE ETICO AZIENDALE 202

Articolo 1 – VALORI DELL’AZIENDA 

Garanteasy è una PMI innovativa, come definita dalla Legge vigente, che opera nel  campo dei servizi, sul mercato nazionale e internazionale. I servizi forniti da  Garanteasy sono di tipo informatico e dedicati alla semplice gestione di ogni forma di  Garanzia presente sul mercato, relativamente ai beni di consumo venduti da produttori  e venditori agli utenti/consumatori. I servizi di Garanteasy sono erogati mediante una  Piattaforma tecnologica proprietaria, autoprodotta e autogestita, secondo i dettami di  questo Codice e delle indicazioni dei vertici aziendali. 

Il Codice si applica, per quanto stabilito, ai soggetti interni, così come in maniera  indiretta, a chiunque sia coinvolto nella sfera di interessi dell’Azienda. Garanteasy agisce secondo una serie di Valori ispiratori, che l’Azienda promuove mediante l’applicazione di questo Codice e mediante i propri comportamenti e quelli  dei suoi operatori. I Valori a cui l’Azienda si ispira sono: 

Onestà,  

Lealtà negli affari,  

Rispetto del lavoro, 

Rispetto della dignità, 

Inclusione sociale, 

Parità economica e di genere, 

Promozione della sostenibilità ambientale e resilienza.

Anche attraverso questo Codice Garanteasy si impegna a uniformare i comportamenti  e le procedure ai suddetti Valori, promuovendoli al proprio interno e verso l’esterno,  mediante l’esempio, l’immagine e la comunicazione.

Articolo 2 – TERMINOLOGIA E DEFINIZIONI 

Allontanamento: Unica sanzione prevista per casi gravi di violazione al Codice, oltre al ricorso alla Giustizia ordinaria 

CdA: Consiglio d’Amministrazione e suoi componenti 

Codice: il presente Codice Etico 

Consulenti esterni: Consulenti esterni dell’Azienda a vario titolo

Denuncia: Segnalazione all’Autorità giudiziaria ordinaria di un fatto rilevante,  effettuata da un delegato del OdV 

Destinatario: Soggetto sottoposto alle Norme del Codice 

Distributori: Distributori e rappresentanti sul mercato dei Servizi di Garanteasy

Eventi eccezionali: Eventi interni e esterni rispetto a cui decidere una politica  aziendale in corso d’opera 

Garanteasy: Garanteasy S.r.l. è la Società che ha redatto, approvato e adottato il  presente Codice 

GDPR: Nuovo Codice della Privacy 

Membro dell’Azienda: Soggetto operativo a qualunque livello, legato all’Azienda da  qualunque forma di contratto che ne regola funzioni e operatività

Merchant: Commercianti fisici o e-commerce, clienti reali o potenziali di Garanteasy

M.O.G.: Modello di Organizzazione e Gestione interna delle attività di attuazione del  Codice etico. 

OdV: Organismo interno di Vigilanza per la gestione del Codice 

Piattaforma tecnologica: Piattaforma software autoprodotta e autogestita di  proprietà di Garanteasy 

Personale: Tutto il personale operativo di Garanteasy composto da operatori e Team

Raccomandazione: Segnalazione all’interessato di comportamento da modificare

Report: Rapporti semestrali in forma scritta relativi alla applicazione del Codice

Ricorso alla Giustizia ordinaria: Ricorso a forme giurisdizionali di grado superiore al  Codice – Civili e Penali – per giudicare comportamenti contrari al Codice che abbiano  la necessaria rilevanza. 

Sanzione: Applicazione all’interessato di una sanzione pecuniaria o disciplinare

Servizio: Servizio fornito a Clienti e Utenti mediante l’uso della Piattaforma  tecnologica 

Software: un programma per elaboratore in qualsiasi forma espresso purchè  originale, quale risultato di creazione intellettuale dell’autore (art. 64-bis, Legge  633/1941). 

Soggetto interessato: Ogni soggetto esterno destinatario diretto delle attività di  Garanteasy 

Stakeholders: Soggetti esterni portatori di interessi con cui Garanteasy si rapporta

Team Garanteasy: Gruppo operativo storico interno composto da Soci operativi

Trattamento dei dati: Complesso delle attività di trattamento dati

Articolo 3 – CAMPO DI APPLICAZIONE 

Il Campo di Applicazione delle attività dell’Azienda è quello relativo alla fornitura di  Servizi avanzati nel settore digitale. Il Codice tiene perciò conto della Normativa  generale e settoriale applicabile e delle prassi relative alle varie fasi dello svolgersi  delle attività. 

L’attuazione del Codice è parte del mandato del CDA e la sua osservanza è inserita  nei rapporti contrattuali interni. 

Relativamente al regime sanzionatorio dei comportamenti contrari al Codice sono  previsti due livelli di reazione: 

Livello interno – in caso di comportamenti contrari alle Norme del Codice, attuati con  coscienza e premeditazione, accertati mediante una indagine interna da parte del  OdV. La sanzione prevista va dal minimo della Raccomandazione al massimo  dell’Allontanamento dall’Azienda.  

Livello esterno In caso di particolare gravità del comportamento assunto da un  membro dell’Azienda a qualunque livello, il CDA nell’approvare il Codice, ha dato  contestuale mandato all’Amministratore delegato di procedere alla denuncia  dell’autore all’Autorità Giudiziaria. La gravità del comportamento dovrà essere  decretata dal CDA, su richiesta dell’OdV, che deciderà anche sulla necessità o meno  di adire l’Autorità giudiziaria. In caso di rilevanza penale dei comportamenti, il CDA  potrà decidere di costituirsi Parte Civile.

Articolo 4 – RAPPORTI CON I TERZI 

Comma 1 – Onestà e Correttezza nel lavoro 

Ogni soggetto componente interno o esterno di Garanteasy, destinatario delle Norme  del Codice, deve agire con onestà materiale e intellettuale nei comportamenti tenuti  durante il lavoro nei confronti dei colleghi, dei soggetti interessati, dei clienti, degli  stakeholders e dei terzi in generale. Il suo comportamento personale e dell’Azienda  che rappresenta, non deve attuare discriminazioni di alcun genere e rappresentare  molestia nei confronti di nessuna delle figure citate.  

Il destinatario, dovrà mantenere comportamenti di civile convivenza anche nella vita  extralavorativa. 

Comma 2 – Concorrenza sleale 

Garanteasy concorre lealmente in un mercato libero delle opportunità, non tratta gli gli  altri operatori come controinteressati, ma solo come competitor a parità di regole e  opportunità adottando un approccio leale e corretto al mercato. 

Il personale e il CDA dell’Azienda, sono impegnati affinché i comportamenti personali  e indirettamente dell’Azienda stessa, siano improntati alla lealtà e alla collaborazione.  Garanteasy non mette in atto in nessun caso comportamenti di concorrenza sleale  come definiti dall’art. 2598 del C.C. delle Norme di settore e dalla Giurisprudenza, nei  confronti di terzi. L’Azienda opera nell’ambito delle raccomandazioni della AGCM.

Comma 3 – Altri comportamenti 

Garanteasy , il proprio CDA e tutto il personale sono tenuti anche a:

a – applicare le procedure del presente Codice in ogni fase dell’operatività

b – stabilire con clienti e fornitori rapporti corretti e trasparenti 

c – redigere e divenire parte di contratti improntati ai principi del presente Codice

d – astenersi da dichiarazioni che possano essere offensive per clienti, partner e utenti  del Servizio 

e – invitare clienti, partner e utenti del Servizio a prendere visione del presente Codice

f – rispettare gli obblighi di riservatezza assunti nei confronti dei dati relativi a clienti,  partner e utenti del Servizio e applicare rigorosamente la normativa GDPR, come  previsto dal Sistema aziendale di gestione della Privacy

Articolo 5 – PRINCIPI 

Comma 1 – La Legge – Rapporto con il Dlgs 231/2001 e Codice Civile Garanteasy, come persona giuridica, il suo CDA e il personale aziendale, come  persone fisiche, sono soggetti alla Normativa Penale e Civile dello Stato italiano e ad  ogni altra Norma proveniente da fonti applicabili, come: Direttive comunitarie e relativi  Regolamenti, Leggi ordinarie, Leggi regionali, Regolamenti di settore, e ove  necessario agli Usi. 

Quando Garanteasy opera all’estero, per quanto necessario, si impegna a operare nel  rispetto della Legge del Paese ospitante, mediante una accurata conoscenza del  sistema normativo locale. 

Garanteasy e il proprio personale a tutti i livelli, mediante l’applicazione del presente  Codice sono tenuti ad agire in buona fede e a comportarsi nei confronti della Legge  secondo quanto previsto da questo Comma astenendosi dal commettere qualsivoglia  violazione.

Comma 2 – Tutela immagine di Garanteasy 

Il Servizio fornito da Garanteasy mediante la concessione d’uso della Piattaforma  tecnologica rappresenta il core business dell’Azienda. Esso viene gestito e presentato  dalle persone di riferimento per le varie funzioni a diversi livelli, il comportamento di  tali persone rappresenta l’immagine pubblica dell’Azienda e per questo motivo deve  essere sempre improntato alla correttezza, alla lealtà e all’efficienza.  

Il personale è quindi tenuto a mettere in atto comportamenti in linea con il presente  Codice al fine di mantenere alto il nome di Garanteasy ed in ogni caso di non  provocare danni materiali dovuti al decadimento dell’immagine aziendale. 

Comma 3 – Norme comportamentali – rispetto, pari opportunità,  comunicazione 

Tutto il personale di Garanteasy e tutta la contrattualistica dall’Azienda devono  rispettare la dignità personale degli individui senza discriminazioni per razza,  orientamenti ideologici, politici, religiosi e sessuali, condizioni personali e ogni altra  condizione famigliare, o di appartenenza volontaria o elettiva. 

E’ vietata ogni forma di molestia, offesa e comportamenti ostili e offensivi, all’interno e  all’esterno dell’Azienda. 

Garanteasy promuove le pari opportunità tra gender diversi e differenti condizioni  economiche e sociali. 

L’Azienda si impegna a organizzare una comunicazione interna ed esterna che  trasmetta il rispetto dei principi comportamentali indicati dal presente Comma.  

Comma 4 – Responsabilità aziendale e responsabilità personale

CDA e le due componenti del personale aziendale, Team e Personale operativo  hanno le seguenti funzioni:

a – CDA Comando, Controllo, Strategia. Il CDA agisce come garante del  comportamento dell’Azienda tenendo sempre conto dei Principi e delle Prescrizioni  del presente Codice. Le strategie individuate a favore dello sviluppo aziendale non  devono in alcun modo contrastare con quanto previsto nel Codice. I singoli Consiglieri  rispondono di fronte all’OdV per i loro comportamenti personali in ambito aziendale. 

Team Attuazione indicazioni CDA, Vigilanza, Organizzazione, Ideazione, Gestione,  Contrattualistica, Reportistica, Controllo dati e privacy, Modifiche al sistema, Qualità,  Comunicazione. 

Ogni responsabile di funzione, componente del Team, è garante del comportamento  del personale sottoposto al suo coordinamento. Egli deve tenere un comportamento  leale, senza preconcetti verso colleghi e personale operativo, promuovendo la  divisione equa dell’operatività, tenendo conto delle attitudini e preferenze del  personale sotto il suo coordinamento. Egli rappresenta anche il soggetto a cui il  personale si rivolge per segnalare anomalie e chiedere lumi e consigli riguardo a  problemi operativi. Ogni componente del Team deve applicare le indicazioni  strategiche del CDA, ubbidire alla Legge e agire all’interno delle indicazioni e  prescrizioni del presente Codice. In particolare i singoli componenti del Team hanno i  seguenti doveri: 

a) valorizzare le professionalità presenti sotto il proprio coordinamento

b) applicare il Codice alle proprie attività e a quelle del personale

c) comunicare a colleghi e personale la necessità di seguire il dettato delle Legge  e del presente Codice e vigilare sul loro comportamento 

d) riferire sullo stato della gestione e della applicazione del Codice all’OdV le  proprie rilevazioni e opinioni; 

e) agire in conformità al Codice anche nei rapporti esterni; 

f)occuparsi della reportistica verso il CDA relativamente alla gestione del Codice

g) gestire i dati personali secondo lo standard GDPR 

h) produrre e utilizzare contrattualistica che faccia esplicito riferimento ai principi  etici promossi dal presente Codice 

i) ove chiamati a farne parte, svolgere in buona fede le funzioni di componente  dell’ OdV. 

Personale Operativo – Produzione e Segnalazione anomalie. 

Il personale operativo di Garanteasy, a prescindere dalla tipologia di rapporto  contrattuale che lo lega all’Azienda, deve comportarsi in maniera compatibile con il  Codice, segnalare al Team eventuali anomalie, prestare la propria opera con onestà  intellettuale, correttezza, lealtà e buona fede, fornire le proprie opinioni e i consigli per  il migliore funzionamento del suo settore operativo

Articolo 6 – CONFLITTO D’INTERESSE 

Ogni componente del CDA e del personale aziendale deve perseguire nelle sue  attività gli obiettivi e gli interessi di Garanteasy, evitando situazioni di conflitto di  interesse, in cui si agisca per soddisfacimento di interessi personali e diversi da quelli  perseguiti da Garanteasy, per trarne un vantaggio personale. Chiunque ritenga di  trovarsi in una situazione di conflitto tra il proprio interesse personale, per suo conto o  per conto di terzi, e quello di Garanteasy, deve informare l’OdV.

Articolo 7 – SEGRETI AZIENDALI E INFORMAZIONI RISERVATE  

I segreti aziendali sono costituiti da quelle informazioni e quelle conoscenze di cui i  componenti del personale aziendale vengono a conoscenza per motivi di servizio, ma  che hanno un potenziale interesse per i concorrenti dell’Azienda e che comunque  vengono considerate da essa come notizie confidenziali in quanto parte del proprio  core business, dotate perciò di un proprio valore commerciale e possibilità di  creazione di danno nel caso in cui venissero rivelate. 

Le informazioni riservate sono quelle informazioni di cui il personale viene a  conoscenza nella operatività aziendale che possono riguardare idee, strategie,  intenzioni della dirigenza, politiche di sviluppo, ecc.  

Per assicurare una gestione il più possibile sicura dei Segreti aziendali e delle  Informazioni riservate, Garanteasy ha un Contratto di confidenzialità con tutti i  componenti del personale aziendale, all’interno del quale sono descritte le fattispecie  protette. L’OdV ha il compito di verificare la correttezza nel rispetto del dettato  contrattuale.

Articolo 8 – COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE 

La comunicazione per Garanteasy è un elemento fondamentale delle politiche di  diffusione del marchio e delle funzionalità del Servizio, ma anche delle politiche di  sostenibilità e delle basi etiche su cui l’Azienda è fondata. La comunicazione avviene  verso l’esterno, cioè verso gli stakeholders e verso l’interno, cioè tra CDA e personale  operativo. 

Comma 1 – Comunicazione interna 

La comunicazione verso l’interno dell’Azienda stessa ha come scopo quello di  allineare la consapevolezza tra il personale aziendale relativamente al presente  Codice etico e alle sue conseguenze sull’operatività aziendale, nonchè alla strategia  d’azione comune, alle funzioni di ciascuno, agli obiettivi, allo stato di avanzamento  delle attività, alle indicazioni del CDA ed ogni altra notizia che la dirigenza ritenga  essere di interesse comune. 

I mezzi utilizzati per la comunicazione interna sono: 

a- Conference call settimanali con il personale. 

b- Chat aziendale per ogni settore a cui partecipa tutto il personale dedicato al settore,  o potenzialmente interessato. 

c- Utilizzo della piattaforma comune Google Drive per la condivisione della  documentazione prodotta e in produzione; 

d- Corsi di formazione e informazione interna sui temi del Codice e delle principali  iniziative in cui l’Azienda si impegna, almeno uno all’anno. 

Comma 2 – Comunicazione esterna 

Obiettivo della comunicazione esterna, relativamente alle tematiche definite dal  presente Codice, è quello di comunicare agli stakeholders e ai terzi in generale, che  Garanteasy opera secondo principi di lealtà, correttezza e sostenibilità negli affari,  che gestisce procedure interne codificate e che il personale e la dirigenza hanno  conoscenza delle finalità di cui sopra e agiscono di conseguenza. 

La comunicazione verso l’esterno, avviene mediante l’inserimento nella  contrattualistica e nelle informative dell’Azienda delle informazioni minime sufficienti a  informare i terzi della presenza di un Codice etico aziendale, dei principi che  Garanteasy promuove e che tutti i membri a vario titolo dell’Azienda si sono impegnati  ad applicarlo. 

I mezzi e supporti attraverso cui viene effettuata la comunicazione esterna sono il sito  istituzionale, i social media, la partecipazione diretta a convegni e presentazione  dell’Azienda e attraverso l’utilizzo di contrattualistica integrata dai principi promossi dal  Codice.

Comma 3 – Reportistica  

L’attività di reporting viene effettuata a favore dell’OdV con cadenza semestrale. Con  questa cadenza un componente dell’OdV appositamente nominato, funge da  collettore delle eventuali istanze del personale riguardo alla applicazione del presente  Codice. Alla scadenza trimestrale il responsabile del reporting, qualora non siano  denunciate violazioni gravi e urgenti, tali da richiedere un report immediato, presenta  all’OdV il report sullo stato di attuazione del Codice, dei principi da esso promossi e  su eventuali suggerimenti rilasciati dai componenti del personale, o del CDA.

Qualora tra le segnalazioni del personale si verifichino delle violazioni non gravi al  presente Codice, sarà uno dei componenti dell’OdV a raccomandare all’autore della  violazione la necessità di agire nei limiti dei principi ispiratori dell’Azienda e se del caso  stabilire una sanzione amministrativa interna, tra quelle previste dal presente Codice. 

Nel caso in cui la violazione sia grave, o reiterata e possa avere profili penali, o civili  l’OdV con decisione che deve essere presa all’unanimità, ha la facoltà di informare la  Procura in caso di illecito penale, oppure sostenere in ogni maniera la difesa del, o dei  danneggiati, anche nelle aule del Tribunale civile. 

A qualunque iniziativa dell’OdV in termini di segnalazioni esterne, il CDA dovrà dare il  proprio consenso preventivamente.

Articolo 9 – PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI 

Il sistema di protezione dei dati personali della Piattaforma tecnologica di Garanteasy  è stato costruito contemporaneamente alla costruzione della Piattaforma per favorire  una completa integrazione delle discipline.

Il sistema è stato pensato in conformità con quanto previsto dal Nuovo Regolamento  europeo sulla Protezione dei Dati (GDPR), numero 679/2016, meglio conosciuto come  Nuovo Codice della Privacy e della sua Norma di recepimento, D.lgs 101/2018.

I  principi e le prescrizioni enunciati nel Nuovo Codice all’art. 5 e seguenti, sono assunti  da Garanteasy come dotazione minima di misure per la protezione dei Dati in suo  possesso e la protezione degli Utenti/acquirenti che all’Azienda li affidano. Garanteasy  deve potere sempre garantire che i dati in suo possesso sono stati ottenuti con il  Consenso informato dell’Utente, secondo le prescrizioni del Nuovo Codice e che  nell’ambito del periodo di Trattamento saranno garantiti in qualunque momento i diritti  del soggetto interessato proprietario dei dati. 

Il personale aziendale e il CDA si impegnano e rispettare le prescrizioni del GDPR e  i diritti dei soggetti interessati, così come definiti nella Norma e pubblicati nella  Informativa privacy di Garanteasy. 

Per migliorare la sicurezza nel trattamento dei dati, Garanteasy ha elaborato un  Registro dei trattamenti all’interno del quale sono indicati i tipi di trattamenti effettuati,  le modalità e i limiti autodefiniti, oltre a essere indicato il personale interno addetto a  tali trattamenti. Sono considerati contrari al Codice i trattamenti non previsti dal  Registro, così come nessun componente del personale che non sia indicato nel  Registro, potrà trattare, conoscere né detenere i dati personali oggetto del trattamento. 

Come indicato dal GDPR, Garanteasy ha provveduto a nominare un responsabile  interno della protezione dei dati – DPO – il cui nome deve essere lo stesso indicato per  il ruolo all’interno del Registro. 

Il Registro deve essere aggiornato allo stato di fatto almeno una volta all’anno e su di  esso andranno annotati e giustificati i provvedimenti del CDA che di fatto modifichino  le modalità, funzionalità e finalità del trattamento. 

Il Registro ha un formato digitale.

Articolo 10 – PROPRIETÀ’ INTELLETTUALE 

Garanteasy detiene la proprietà unica ed esclusiva di tutti i diritti di proprietà  intellettuale ed industriale della Piattaforma tecnologica, tra cui i modelli, i processi,  le metodologie, gli algoritmi, o altra proprietà intellettuale che Garanteasy abbia  precedentemente sviluppato o sviluppato per l’esecuzione del Servizio, inclusi, senza  limitazione: tutti i dati, il codice sorgente, e i panel di collaborazione di proprietà di  Garanteasy, comprese, senza limitazione, qualsiasi codice scritto da Garanteasy che  supporti la gestione dei panel di collaborazione, associata a infrastrutture tecniche,  tutti i programmi relativi alla Piattaforma tecnologica, e tutte le opere derivate sulla  base di un miglioramento per uno dei suddetti elementi. 

Tutto quanto indicato, compone la proprietà intellettuale dell’Azienda, alla quale viene  aggiunto il Modello di business che come la proprietà intellettuale viene difeso  contrattualmente dall’Azienda, mediante l’inserimento di apposite clausole. Il CDA e il Personale sono tenuti a proteggere le proprietà materiali e immateriali  dell’Azienda da attacchi esterni e dai terzi in generale e a comportarsi secondo lealtà. L’utilizzo non autorizzato e/o l’appropriazione indebita della proprietà intellettuale  aziendale può costituire violazione contrattuale e illecito disciplinare e se del caso può  comportare la conseguenza civilistica del risarcimento dei danni in capo al  responsabile della violazione. La definizione della disciplina applicabile sta in capo  all’OdV.

Articolo 11 – COMMITMENT AMBIENTALE E SALUTE – Zero emission 

Comma 1 – Sviluppo sostenibile 

Garanteasy è una azienda che non ha una sede fisica, ad esclusione della sede  legale. Questa conformazione è stata scelta anche per ridurre al minimo l’impronta  ambientale dell’Azienda, che non produce materiali, né consuma materie prime in  maniera significativa. La produzione di documenti è affidata unicamente alla modalità  digitale, così come i servizi offerti hanno solo questa forma. 

L’unica modalità di lavoro utilizzata è lo smart working, che impedisce agli addetti di  dovere utilizzare mezzi di trasporto pubblici o privati per motivi di servizio. Garanteasy è una struttura operativa a emissioni zero, questa caratteristica sarà  mantenuta anche in futuro predisponendo adeguate azioni di mitigazione in caso di  attività che dovessero creare un carico ambientale minimamente significativo. 

Comma 2 – Eventi eccezionali 

In caso di eventi eccezionali, come disastri ambientali, catastrofi naturali, epidemie, o  eventi socio politici di particolare gravità ed importanza, Garanteasy farà il possibile  per fornire il proprio contributo positivo alla risoluzione del problema, agendo  nell’ambito del proprio settore e delle proprie sfere di influenza al fine di mitigare i  danni alla comunità. La responsabilità sociale che l’Azienda si assume riguarda anche  la mitigazione degli effetti negativi della crisi nei confronti del proprio personale in caso  esso ne sia coinvolto.

Contemporaneamente i componenti del CDA e del personale dovranno impegnarsi ad  avere un comportamento in linea con quello dell’Azienda e coadiuvarne con lealtà le  iniziative.  

Comma 3 – Salute 

Garanteasy considera prioritaria la Salute e Sicurezza sul lavoro, pur in  considerazione della sede diffusa e dell’utilizzo pervasivo dello smart working.  L’Azienda promuove la cultura della salute aziendale e della salvaguardia ambientale,  sviluppando la formazione interna e promuovendo comportamenti responsabili tra il  proprio personale. La formazione del personale, mediante corsi specifici, è volta a  sviluppare le conoscenze del singolo rispetto alla salute sul luogo di lavoro scelto e  sul corretto utilizzo delle tecnologie a sua disposizione, tale da salvaguardare il  lavoratore e promuoverne il benessere, così come quello dei terzi coinvolti.

Articolo 12 – ORGANISMO DI VIGILANZA  

L’OdV, per come definito dal Dlgs 231/2001 deve avere la caratteristiche di autonomia  e indipendenza, professionalità e continuità di azione. A questo enunciato si affianca  la giurisprudenza di settore che per aziende di limitate dimensioni prevede che l’OdV  possa essere semplificato nella sua composizione e nelle sue procedure. 

Garanteasy si è dotata di un modello organizzativo – M.O.G. – tenendo conto di queste  indicazioni per adattare il modello alle dimensioni aziendali, ma salvaguardandone il  più possibile l’autonomia decisionale, la terzietà e l’assenza di conflitto d’interesse. Qualunque componente del CDA o del Personale, che venga a conoscenza di  violazioni alla Legge o al presente Codice, avvenute nel corso delle attività di  Garanteasy, al suo interno o verso l’esterno, ha l’obbligo di tempestiva segnalazione  del fatto all’OdV. La segnalazione avviene attraverso il report urgente o tramite quello  semestrale che, su richiesta del segnalante, può avere forma anonima. L’OdV decide a maggioranza.

Comma 1 – Nomina e poteri 

L’OdV è composto da 3 membri interni, è nominato dal CDA e resta in carica per 3  anni. Di esso fanno parte un Consigliere d’Amministrazione, il DPO dell’Azienda e un  componente del Team. La scelta dei componenti è compito dell’Amministratore  delegato in carica, che per evitare per quanto possibile conflitti di interessi non può  fare parte dell’OdV e conserva una funzione decisionale di autonomia e garanzia. 

I poteri decisionali e sanzionatori dell’OdV sono: 

a) la Raccomandazione, nel caso il comportamento non sia di particolare gravità  oppure dovuto a incomprensione della regola. La Raccomandazione prevede  la correzione della violazione in maniera documentata entro il successivo  periodo di reporting. 

b) la Sanzione, nel caso in cui l’OdV rilevi la commissione di una azione  fraudolenta e la necessità di ottenere un ristoro dal responsabile della  violazione. Tipologia ed entità della sanzione sono a discrezione dell’OdV.  

c) l’Allontanamento, nel caso in cui l’OdV valuti non più compatibile la  sussistenza dell’autore della violazione all’interno dell’Azienda, a causa della  particolare gravità della violazione. 

d) la Denuncia, nel caso l’OdV valuti necessario l’intervento della Giustizia  ordinaria. In questo caso il CDA può decidere di sostenere le parti del  danneggiato nel Processo civile, o costituirsi parte civile nel Processo penale  avverso l’autore della violazione. 

Comma 2 – Funzioni 

L’OdV per come definito al precedente Comma ha il compito di verificare che le attività  aziendali si svolgano correttamente, nell’ambito della Legge e dei principi ispiratori e  dei valori che l’Azienda ha voluto riassumere nel presente Codice. L’Organo ha le seguenti funzioni: 

a) Realizzare l’applicazione del Codice e curarne l’aggiornamento

b) Promuovere la diffusione del Codice all’interno e all’esterno dell’Azienda

c) Vigilare e all’occorrenza indagare sulle violazioni riscontrate 

d) Decidere sulle segnalazioni ricevute, applicando le indicazioni del Codice in  buona fede e operando con lealtà  

e) Ove necessario, applicare i rimedi e le sanzioni previste dal Codice

f) Realizzare, attraverso la consecuzione dei Report trimestrali, la gestione del  Codice etico aziendale.

Comma 3 – Risultati attesi 

Garanteasy e il CDA sono convinti che l’adozione del Codice etico aziendale,  nonostante le relative dimensioni aziendali, costituisca un passo necessario in  relazione agli obiettivi di sviluppo e al modello di business adottato. Dalla sua adozione Garanteasy si aspetta di mettere a sistema gli sforzi effettuati in  termini di sostenibilità del modello organizzativo, responsabilità sociale aziendale,  organizzazione interna, gestione dei dati, rispetto del lavoro e degli operatori di ogni  livello, oltre al completo rispetto della Legge vigente. 

L’Azienda promuove l’applicazione interna e la diffusione esterna del Codice nella  convinzione che essa sia un plus rispetto al posizionamento e all’immagine aziendale  e contemporaneamente rispetto ai suoi obiettivi commerciali.

Articolo 14 – DISPOSIZIONI ATTUATIVE 

Il presente Codice e l’insieme delle procedure interne adottate, rappresenta la base  per la elaborazione del M.O.G. – Modello di Organizzazione e Gestione ex art. 6 Dlgs  231/2001, che verrà adottato dall’Azienda con la finalità di prevenire i reati  eventualmente commessi al suo interno e/o con conseguenze esterne e di evitare la  responsabilità amministrativa dell’Ente quando violazioni e reati sono compiuti da  propri collaboratori a qualunque livello, volontariamente, fraudolentemente e per  interesse personale. 

All’OdV è affidato Il compito di applicare le procedure in esso indicate, di attuare il  Modello Organizzativo Gestionale e di aggiornarlo. L’OdV è un organo interno,  appositamente costituito e dotato di autonomia decisionale, iniziativa e controllo, con  poteri commisurati alle esigenze. 

FINE DOCUMENTO