“Il modello di gestione prevede, nel suo articolato contenuto, anche la redazione, da parte dell’azienda, di un Codice Etico (generalmente conosciuto come “Codice Etico 231”). Si tratta di un documento adottato ufficialmente dai vertici rappresentativi della persona giuridica e pertanto vincolante per tutti coloro che operano all’interno del suo organigramma. Mediante il Codice Etico ex D.Lgs. 231/01, l’azienda individua sostanzialmente la condotta da tenere per evitare di incappare nella responsabilità penale configurata dalla norma.
Il Codice Etico 231 svolge il compito di prevenire la commissione di determinati reati, dei quali anche la società, unitamente alla persona fisica colpevole, è chiamata a rispondere. Esso detta un insieme di norme comportamentali che vincolano i soggetti operanti all’interno dell’ente, i quali sono tenuti ad attenersi ad una condotta improntata alla trasparenza delle procedure e alla legalità.”
Estratto dalle Linee guida sul Codice etico aziendale di Confindustria.
INDICE
Articolo 1 – VALORI DELL’AZIENDA
Articolo 2 – TERMINOLOGIA E DEFINIZIONI
Articolo 3 – CAMPO DI APPLICAZIONE
Articolo 4 – RAPPORTI CON I TERZI
Comma 1 – Onestà e Correttezza nel lavoro
Comma 2 – Concorrenza sleale
Comma 3 – Altri comportamenti
Articolo 5 – PRINCIPI
Comma 1 – La Legge – Rapporto con il Dlgs 231/2001 e Codice Civile
Comma 2 – Tutela immagine di Garanteasy
Comma 3 – Norme comportamentali – rispetto, pari opportunità, comunicazione
Comma 4 – Responsabilità aziendale e responsabilità personale
Articolo 6 – CONFLITTO D’INTERESSE
Articolo 7 – SEGRETI AZIENDALI E INFORMAZIONI RISERVATE
Articolo 8 – COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE
Comma 1 – Comunicazione interna
Comma 2 – Comunicazione esterna
Comma 3 – Reportistica
Articolo 9 – PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Articolo 10 – PROPRIETÀ’ INTELLETTUALE
Articolo 11 – COMMITMENT AMBIENTALE E SALUTE – Zero emission
Comma 1 – Sviluppo sostenibile
Comma 2 – Eventi eccezionali
Comma 3 – Salute
Articolo 12 – ORGANISMO DI VIGILANZA
Comma 1 – Nomina e poteri
Comma 2 – Funzioni
Comma 3 – Risultati attesi
Articolo 13 – DISPOSIZIONI ATTUATIVE
GARANTEASY – CODICE ETICO AZIENDALE 2021
Articolo 1 – VALORI DELL’AZIENDA
Garanteasy è una PMI innovativa, come definita dalla Legge vigente, che opera nel campo dei servizi, sul mercato nazionale e internazionale. I servizi forniti da Garanteasy sono di tipo informatico e dedicati alla semplice gestione di ogni forma di Garanzia presente sul mercato, relativamente ai beni di consumo venduti da produttori e venditori agli utenti/consumatori. I servizi di Garanteasy sono erogati mediante una Piattaforma tecnologica proprietaria, autoprodotta e autogestita, secondo i dettami di questo Codice e delle indicazioni dei vertici aziendali.
Il Codice si applica, per quanto stabilito, ai soggetti interni, così come in maniera indiretta, a chiunque sia coinvolto nella sfera di interessi dell’Azienda. Garanteasy agisce secondo una serie di Valori ispiratori, che l’Azienda promuove mediante l’applicazione di questo Codice e mediante i propri comportamenti e quelli dei suoi operatori. I Valori a cui l’Azienda si ispira sono:
Onestà,
Lealtà negli affari,
Rispetto del lavoro,
Rispetto della dignità,
Inclusione sociale,
Parità economica e di genere,
Promozione della sostenibilità ambientale e resilienza.
Anche attraverso questo Codice Garanteasy si impegna a uniformare i comportamenti e le procedure ai suddetti Valori, promuovendoli al proprio interno e verso l’esterno, mediante l’esempio, l’immagine e la comunicazione.
Articolo 2 – TERMINOLOGIA E DEFINIZIONI
Allontanamento: Unica sanzione prevista per casi gravi di violazione al Codice, oltre al ricorso alla Giustizia ordinaria
CdA: Consiglio d’Amministrazione e suoi componenti
Codice: il presente Codice Etico
Consulenti esterni: Consulenti esterni dell’Azienda a vario titolo
Denuncia: Segnalazione all’Autorità giudiziaria ordinaria di un fatto rilevante, effettuata da un delegato del OdV
Destinatario: Soggetto sottoposto alle Norme del Codice
Distributori: Distributori e rappresentanti sul mercato dei Servizi di Garanteasy
Eventi eccezionali: Eventi interni e esterni rispetto a cui decidere una politica aziendale in corso d’opera
Garanteasy: Garanteasy S.r.l. è la Società che ha redatto, approvato e adottato il presente Codice
GDPR: Nuovo Codice della Privacy
Membro dell’Azienda: Soggetto operativo a qualunque livello, legato all’Azienda da qualunque forma di contratto che ne regola funzioni e operatività
Merchant: Commercianti fisici o e-commerce, clienti reali o potenziali di Garanteasy
M.O.G.: Modello di Organizzazione e Gestione interna delle attività di attuazione del Codice etico.
OdV: Organismo interno di Vigilanza per la gestione del Codice
Piattaforma tecnologica: Piattaforma software autoprodotta e autogestita di proprietà di Garanteasy
Personale: Tutto il personale operativo di Garanteasy composto da operatori e Team
Raccomandazione: Segnalazione all’interessato di comportamento da modificare
Report: Rapporti semestrali in forma scritta relativi alla applicazione del Codice
Ricorso alla Giustizia ordinaria: Ricorso a forme giurisdizionali di grado superiore al Codice – Civili e Penali – per giudicare comportamenti contrari al Codice che abbiano la necessaria rilevanza.
Sanzione: Applicazione all’interessato di una sanzione pecuniaria o disciplinare
Servizio: Servizio fornito a Clienti e Utenti mediante l’uso della Piattaforma tecnologica
Software: un programma per elaboratore in qualsiasi forma espresso purchè originale, quale risultato di creazione intellettuale dell’autore (art. 64-bis, Legge 633/1941).
Soggetto interessato: Ogni soggetto esterno destinatario diretto delle attività di Garanteasy
Stakeholders: Soggetti esterni portatori di interessi con cui Garanteasy si rapporta
Team Garanteasy: Gruppo operativo storico interno composto da Soci operativi
Trattamento dei dati: Complesso delle attività di trattamento dati
Articolo 3 – CAMPO DI APPLICAZIONE
Il Campo di Applicazione delle attività dell’Azienda è quello relativo alla fornitura di Servizi avanzati nel settore digitale. Il Codice tiene perciò conto della Normativa generale e settoriale applicabile e delle prassi relative alle varie fasi dello svolgersi delle attività.
L’attuazione del Codice è parte del mandato del CDA e la sua osservanza è inserita nei rapporti contrattuali interni.
Relativamente al regime sanzionatorio dei comportamenti contrari al Codice sono previsti due livelli di reazione:
Livello interno – in caso di comportamenti contrari alle Norme del Codice, attuati con coscienza e premeditazione, accertati mediante una indagine interna da parte dell’OdV. La sanzione prevista va dal minimo della Raccomandazione al massimo dell’Allontanamento dall’Azienda.
Livello esterno – In caso di particolare gravità del comportamento assunto da un membro dell’Azienda a qualunque livello, il CDA nell’approvare il Codice, ha dato contestuale mandato all’Amministratore delegato di procedere alla denuncia dell’autore all’Autorità Giudiziaria. La gravità del comportamento dovrà essere decretata dal CDA, su richiesta dell’OdV, che deciderà anche sulla necessità o meno di adire l’Autorità giudiziaria. In caso di rilevanza penale dei comportamenti, il CDA potrà decidere di costituirsi Parte Civile.
Articolo 4 – RAPPORTI CON I TERZI
Comma 1 – Onestà e Correttezza nel lavoro
Ogni soggetto componente interno o esterno di Garanteasy, destinatario delle Norme del Codice, deve agire con onestà materiale e intellettuale nei comportamenti tenuti durante il lavoro nei confronti dei colleghi, dei soggetti interessati, dei clienti, degli stakeholders e dei terzi in generale. Il suo comportamento personale e dell’Azienda che rappresenta, non deve attuare discriminazioni di alcun genere e rappresentare molestia nei confronti di nessuna delle figure citate.
Il destinatario, dovrà mantenere comportamenti di civile convivenza anche nella vita extra lavorativa.
Comma 2 – Concorrenza sleale
Garanteasy concorre lealmente in un mercato libero delle opportunità, non tratta gli gli altri operatori come controinteressati, ma solo come competitor a parità di regole e opportunità adottando un approccio leale e corretto al mercato.
Il personale e il CDA dell’Azienda, sono impegnati affinché i comportamenti personali e indirettamente dell’Azienda stessa, siano improntati alla lealtà e alla collaborazione. Garanteasy non mette in atto in nessun caso comportamenti di concorrenza sleale come definiti dall’art. 2598 del C.C. delle Norme di settore e dalla Giurisprudenza, nei confronti di terzi. L’Azienda opera nell’ambito delle raccomandazioni della AGCM.
Comma 3 – Altri comportamenti
Garanteasy, il proprio CDA e tutto il personale sono tenuti anche a:
a – applicare le procedure del presente Codice in ogni fase dell’operatività
b – stabilire con clienti e fornitori rapporti corretti e trasparenti
c – redigere e divenire parte di contratti improntati ai principi del presente Codice
d – astenersi da dichiarazioni che possano essere offensive per clienti, partner e utenti del Servizio
e – invitare clienti, partner e utenti del Servizio a prendere visione del presente Codice
f – rispettare gli obblighi di riservatezza assunti nei confronti dei dati relativi a clienti, partner e utenti del Servizio e applicare rigorosamente la normativa GDPR, come previsto dal Sistema aziendale di gestione della Privacy
Articolo 5 – PRINCIPI
Comma 1 – La Legge – Rapporto con il Dlgs 231/2001 e Codice Civile Garanteasy, come persona giuridica, il suo CDA e il personale aziendale, come persone fisiche, sono soggetti alla Normativa Penale e Civile dello Stato italiano e ad ogni altra Norma proveniente da fonti applicabili, come: Direttive comunitarie e relativi Regolamenti, Leggi ordinarie, Leggi regionali, Regolamenti di settore, e ove necessario agli Usi.
Quando Garanteasy opera all’estero, per quanto necessario, si impegna a operare nel rispetto della Legge del Paese ospitante, mediante una accurata conoscenza del sistema normativo locale.
Garanteasy e il proprio personale a tutti i livelli, mediante l’applicazione del presente Codice sono tenuti ad agire in buona fede e a comportarsi nei confronti della Legge secondo quanto previsto da questo Comma astenendosi dal commettere qualsivoglia violazione.
Comma 2 – Tutela immagine di Garanteasy
Il Servizio fornito da Garanteasy mediante la concessione d’uso della Piattaforma tecnologica rappresenta il core business dell’Azienda. Esso viene gestito e presentato dalle persone di riferimento per le varie funzioni a diversi livelli, il comportamento di tali persone rappresenta l’immagine pubblica dell’Azienda e per questo motivo deve essere sempre improntato alla correttezza, alla lealtà e all’efficienza.
Il personale è quindi tenuto a mettere in atto comportamenti in linea con il presente Codice al fine di mantenere alto il nome di Garanteasy ed in ogni caso di non provocare danni materiali dovuti al decadimento dell’immagine aziendale.
Comma 3 – Norme comportamentali – rispetto, pari opportunità, comunicazione
Tutto il personale di Garanteasy e tutta la contrattualistica dall’Azienda devono rispettare la dignità personale degli individui senza discriminazioni per razza, orientamenti ideologici, politici, religiosi e sessuali, condizioni personali e ogni altra condizione famigliare, o di appartenenza volontaria o elettiva.
E’ vietata ogni forma di molestia, offesa e comportamenti ostili e offensivi, all’interno e all’esterno dell’Azienda.
Garanteasy promuove le pari opportunità tra gender diversi e differenti condizioni economiche e sociali.
L’Azienda si impegna a organizzare una comunicazione interna ed esterna che trasmetta il rispetto dei principi comportamentali indicati dal presente Comma.
Comma 4 – Responsabilità aziendale e responsabilità personale
CDA e le due componenti del personale aziendale, Team e Personale operativo hanno le seguenti funzioni:
a – CDA – Comando, Controllo, Strategia. Il CDA agisce come garante del comportamento dell’Azienda tenendo sempre conto dei Principi e delle Prescrizioni del presente Codice. Le strategie individuate a favore dello sviluppo aziendale non devono in alcun modo contrastare con quanto previsto nel Codice. I singoli Consiglieri rispondono di fronte all’OdV per i loro comportamenti personali in ambito aziendale.
Team – Attuazione indicazioni CDA, Vigilanza, Organizzazione, Ideazione, Gestione, Contrattualistica, Reportistica, Controllo dati e privacy, Modifiche al sistema, Qualità, Comunicazione.
Ogni responsabile di funzione, componente del Team, è garante del comportamento del personale sottoposto al suo coordinamento. Egli deve tenere un comportamento leale, senza preconcetti verso colleghi e personale operativo, promuovendo la divisione equa dell’operatività, tenendo conto delle attitudini e preferenze del personale sotto il suo coordinamento. Egli rappresenta anche il soggetto a cui il personale si rivolge per segnalare anomalie e chiedere lumi e consigli riguardo a problemi operativi. Ogni componente del Team deve applicare le indicazioni strategiche del CDA, ubbidire alla Legge e agire all’interno delle indicazioni e prescrizioni del presente Codice. In particolare i singoli componenti del Team hanno i seguenti doveri:
a) valorizzare le professionalità presenti sotto il proprio coordinamento
b) applicare il Codice alle proprie attività e a quelle del personale
c) comunicare a colleghi e personale la necessità di seguire il dettato delle Legge e del presente Codice e vigilare sul loro comportamento
d) riferire sullo stato della gestione e della applicazione del Codice all’OdV le proprie rilevazioni e opinioni;
e) agire in conformità al Codice anche nei rapporti esterni;
f) occuparsi della reportistica verso il CDA relativamente alla gestione del Codice
g) gestire i dati personali secondo lo standard GDPR
h) produrre e utilizzare contrattualistica che faccia esplicito riferimento ai principi etici promossi dal presente Codice
i) ove chiamati a farne parte, svolgere in buona fede le funzioni di componente dell’ OdV.
Personale Operativo – Produzione e Segnalazione anomalie.
Il personale operativo di Garanteasy, a prescindere dalla tipologia di rapporto contrattuale che lo lega all’Azienda, deve comportarsi in maniera compatibile con il Codice, segnalare al Team eventuali anomalie, prestare la propria opera con onestà intellettuale, correttezza, lealtà e buona fede, fornire le proprie opinioni e i consigli per il migliore funzionamento del suo settore operativo
Articolo 6 – CONFLITTO D’INTERESSE
Ogni componente del CDA e del personale aziendale deve perseguire nelle sue attività gli obiettivi e gli interessi di Garanteasy, evitando situazioni di conflitto di interesse, in cui si agisca per soddisfacimento di interessi personali e diversi da quelli perseguiti da Garanteasy, per trarne un vantaggio personale. Chiunque ritenga di trovarsi in una situazione di conflitto tra il proprio interesse personale, per suo conto o per conto di terzi, e quello di Garanteasy, deve informare l’OdV.
Articolo 7 – SEGRETI AZIENDALI E INFORMAZIONI RISERVATE
I segreti aziendali sono costituiti da quelle informazioni e quelle conoscenze di cui i componenti del personale aziendale vengono a conoscenza per motivi di servizio, ma che hanno un potenziale interesse per i concorrenti dell’Azienda e che comunque vengono considerate da essa come notizie confidenziali in quanto parte del proprio core business, dotate perciò di un proprio valore commerciale e possibilità di creazione di danno nel caso in cui venissero rivelate.
Le informazioni riservate sono quelle informazioni di cui il personale viene a conoscenza nella operatività aziendale che possono riguardare idee, strategie, intenzioni della dirigenza, politiche di sviluppo, ecc.
Per assicurare una gestione il più possibile sicura dei Segreti aziendali e delle Informazioni riservate, Garanteasy ha un Contratto di confidenzialità con tutti i componenti del personale aziendale, all’interno del quale sono descritte le fattispecie protette. L’OdV ha il compito di verificare la correttezza nel rispetto del dettato contrattuale.
Articolo 8 – COMUNICAZIONE E INFORMAZIONE
La comunicazione per Garanteasy è un elemento fondamentale delle politiche di diffusione del marchio e delle funzionalità del Servizio, ma anche delle politiche di sostenibilità e delle basi etiche su cui l’Azienda è fondata. La comunicazione avviene verso l’esterno, cioè verso gli stakeholders e verso l’interno, cioè tra CDA e personale operativo.
Comma 1 – Comunicazione interna
La comunicazione verso l’interno dell’Azienda stessa ha come scopo quello di allineare la consapevolezza tra il personale aziendale relativamente al presente Codice etico e alle sue conseguenze sull’operatività aziendale, nonché alla strategia d’azione comune, alle funzioni di ciascuno, agli obiettivi, allo stato di avanzamento delle attività, alle indicazioni del CDA ed ogni altra notizia che la dirigenza ritenga essere di interesse comune.
I mezzi utilizzati per la comunicazione interna sono:
a- Conference call settimanali con il personale.
b- Chat aziendale per ogni settore a cui partecipa tutto il personale dedicato al settore, o potenzialmente interessato.
c- Utilizzo della piattaforma comune Google Drive per la condivisione della documentazione prodotta e in produzione;
d- Corsi di formazione e informazione interna sui temi del Codice e delle principali iniziative in cui l’Azienda si impegna, almeno uno all’anno.
Comma 2 – Comunicazione esterna
Obiettivo della comunicazione esterna, relativamente alle tematiche definite dal presente Codice, è quello di comunicare agli stakeholders e ai terzi in generale, che Garanteasy opera secondo principi di lealtà, correttezza e sostenibilità negli affari, che gestisce procedure interne codificate e che il personale e la dirigenza hanno conoscenza delle finalità di cui sopra e agiscono di conseguenza.
La comunicazione verso l’esterno, avviene mediante l’inserimento nella contrattualistica e nelle informative dell’Azienda delle informazioni minime sufficienti a informare i terzi della presenza di un Codice etico aziendale, dei principi che Garanteasy promuove e che tutti i membri a vario titolo dell’Azienda si sono impegnati ad applicarlo.
I mezzi e supporti attraverso cui viene effettuata la comunicazione esterna sono il sito istituzionale, i social media, la partecipazione diretta a convegni e presentazione dell’Azienda e attraverso l’utilizzo di contrattualistica integrata dai principi promossi dal Codice.
Comma 3 – Reportistica
L’attività di reporting viene effettuata a favore dell’OdV con cadenza semestrale. Con questa cadenza un componente dell’OdV appositamente nominato, funge da collettore delle eventuali istanze del personale riguardo alla applicazione del presente Codice. Alla scadenza trimestrale il responsabile del reporting, qualora non siano denunciate violazioni gravi e urgenti, tali da richiedere un report immediato, presenta all’OdV il report sullo stato di attuazione del Codice, dei principi da esso promossi e su eventuali suggerimenti rilasciati dai componenti del personale, o del CDA.
Qualora tra le segnalazioni del personale si verifichino delle violazioni non gravi al presente Codice, sarà uno dei componenti dell’OdV a raccomandare all’autore della violazione la necessità di agire nei limiti dei principi ispiratori dell’Azienda e se del caso stabilire una sanzione amministrativa interna, tra quelle previste dal presente Codice.
Nel caso in cui la violazione sia grave, o reiterata e possa avere profili penali, o civili l’OdV con decisione che deve essere presa all’unanimità, ha la facoltà di informare la Procura in caso di illecito penale, oppure sostenere in ogni maniera la difesa del, o dei danneggiati, anche nelle aule del Tribunale civile.
A qualunque iniziativa dell’OdV in termini di segnalazioni esterne, il CDA dovrà dare il proprio consenso preventivamente.
Articolo 9 – PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Il sistema di protezione dei dati personali della Piattaforma tecnologica di Garanteasy è stato costruito contemporaneamente alla costruzione della Piattaforma per favorire una completa integrazione delle discipline.
Il sistema è stato pensato in conformità con quanto previsto dal Nuovo Regolamento europeo sulla Protezione dei Dati (GDPR), numero 679/2016, meglio conosciuto come Nuovo Codice della Privacy e della sua Norma di recepimento, D.lgs 101/2018.
I principi e le prescrizioni enunciati nel Nuovo Codice all’art. 5 e seguenti, sono assunti da Garanteasy come dotazione minima di misure per la protezione dei Dati in suo possesso e la protezione degli Utenti/acquirenti che all’Azienda li affidano. Garanteasy deve potere sempre garantire che i dati in suo possesso sono stati ottenuti con il Consenso informato dell’Utente, secondo le prescrizioni del Nuovo Codice e che nell’ambito del periodo di Trattamento saranno garantiti in qualunque momento i diritti del soggetto interessato proprietario dei dati.
Il personale aziendale e il CDA si impegnano e rispettare le prescrizioni del GDPR e i diritti dei soggetti interessati, così come definiti nella Norma e pubblicati nella Informativa privacy di Garanteasy.
Per migliorare la sicurezza nel trattamento dei dati, Garanteasy ha elaborato un Registro dei trattamenti all’interno del quale sono indicati i tipi di trattamenti effettuati, le modalità e i limiti autodefiniti, oltre a essere indicato il personale interno addetto a tali trattamenti. Sono considerati contrari al Codice i trattamenti non previsti dal Registro, così come nessun componente del personale che non sia indicato nel Registro, potrà trattare, conoscere né detenere i dati personali oggetto del trattamento.
Come indicato dal GDPR, Garanteasy ha provveduto a nominare un responsabile interno della protezione dei dati – DPO – il cui nome deve essere lo stesso indicato per il ruolo all’interno del Registro.
Il Registro deve essere aggiornato allo stato di fatto almeno una volta all’anno e su di esso andranno annotati e giustificati i provvedimenti del CDA che di fatto modifichino le modalità, funzionalità e finalità del trattamento.
Il Registro ha un formato digitale.
Articolo 10 – PROPRIETÀ’ INTELLETTUALE
Garanteasy detiene la proprietà unica ed esclusiva di tutti i diritti di proprietà intellettuale ed industriale della Piattaforma tecnologica, tra cui i modelli, i processi, le metodologie, gli algoritmi, o altra proprietà intellettuale che Garanteasy abbia precedentemente sviluppato o sviluppato per l’esecuzione del Servizio, inclusi, senza limitazione: tutti i dati, il codice sorgente, e i panel di collaborazione di proprietà di Garanteasy, comprese, senza limitazione, qualsiasi codice scritto da Garanteasy che supporti la gestione dei panel di collaborazione, associata a infrastrutture tecniche, tutti i programmi relativi alla Piattaforma tecnologica, e tutte le opere derivate sulla base di un miglioramento per uno dei suddetti elementi.
Tutto quanto indicato, compone la proprietà intellettuale dell’Azienda, alla quale viene aggiunto il Modello di business che come la proprietà intellettuale viene difeso contrattualmente dall’Azienda, mediante l’inserimento di apposite clausole. Il CDA e il Personale sono tenuti a proteggere le proprietà materiali e immateriali dell’Azienda da attacchi esterni e dai terzi in generale e a comportarsi secondo lealtà. L’utilizzo non autorizzato e/o l’appropriazione indebita della proprietà intellettuale aziendale può costituire violazione contrattuale e illecito disciplinare e se del caso può comportare la conseguenza civilistica del risarcimento dei danni in capo al responsabile della violazione. La definizione della disciplina applicabile sta in capo all’OdV.
Articolo 11 – COMMITMENT AMBIENTALE E SALUTE – Zero emission
Comma 1 – Sviluppo sostenibile
Garanteasy è una azienda che non ha una sede fisica, ad esclusione della sede legale. Questa conformazione è stata scelta anche per ridurre al minimo l’impronta ambientale dell’Azienda, che non produce materiali, né consuma materie prime in maniera significativa. La produzione di documenti è affidata unicamente alla modalità digitale, così come i servizi offerti hanno solo questa forma.
L’unica modalità di lavoro utilizzata è lo smart working, che impedisce agli addetti di dovere utilizzare mezzi di trasporto pubblici o privati per motivi di servizio. Garanteasy è una struttura operativa a emissioni zero, questa caratteristica sarà mantenuta anche in futuro predisponendo adeguate azioni di mitigazione in caso di attività che dovessero creare un carico ambientale minimamente significativo.
Comma 2 – Eventi eccezionali
In caso di eventi eccezionali, come disastri ambientali, catastrofi naturali, epidemie, o eventi socio politici di particolare gravità ed importanza, Garanteasy farà il possibile per fornire il proprio contributo positivo alla risoluzione del problema, agendo nell’ambito del proprio settore e delle proprie sfere di influenza al fine di mitigare i danni alla comunità. La responsabilità sociale che l’Azienda si assume riguarda anche la mitigazione degli effetti negativi della crisi nei confronti del proprio personale in caso esso ne sia coinvolto.
Contemporaneamente i componenti del CDA e del personale dovranno impegnarsi ad avere un comportamento in linea con quello dell’Azienda e coadiuvarne con lealtà le iniziative.
Comma 3 – Salute
Garanteasy considera prioritaria la Salute e Sicurezza sul lavoro, pur in considerazione della sede diffusa e dell’utilizzo pervasivo dello smart working. L’Azienda promuove la cultura della salute aziendale e della salvaguardia ambientale, sviluppando la formazione interna e promuovendo comportamenti responsabili tra il proprio personale. La formazione del personale, mediante corsi specifici, è volta a sviluppare le conoscenze del singolo rispetto alla salute sul luogo di lavoro scelto e sul corretto utilizzo delle tecnologie a sua disposizione, tale da salvaguardare il lavoratore e promuoverne il benessere, così come quello dei terzi coinvolti.
Articolo 12 – ORGANISMO DI VIGILANZA
L’OdV, per come definito dal Dlgs 231/2001 deve avere la caratteristiche di autonomia e indipendenza, professionalità e continuità di azione. A questo enunciato si affianca la giurisprudenza di settore che per aziende di limitate dimensioni prevede che l’OdV possa essere semplificato nella sua composizione e nelle sue procedure.
Garanteasy si è dotata di un modello organizzativo – M.O.G. – tenendo conto di queste indicazioni per adattare il modello alle dimensioni aziendali, ma salvaguardandone il più possibile l’autonomia decisionale, la terzietà e l’assenza di conflitto d’interesse. Qualunque componente del CDA o del Personale, che venga a conoscenza di violazioni alla Legge o al presente Codice, avvenute nel corso delle attività di Garanteasy, al suo interno o verso l’esterno, ha l’obbligo di tempestiva segnalazione del fatto all’OdV. La segnalazione avviene attraverso il report urgente o tramite quello semestrale che, su richiesta del segnalante, può avere forma anonima. L’OdV decide a maggioranza.
Comma 1 – Nomina e poteri
L’OdV è composto da 3 membri interni, è nominato dal CDA e resta in carica per 3 anni. Di esso fanno parte un Consigliere d’Amministrazione, il DPO dell’Azienda e un componente del Team. La scelta dei componenti è compito dell’Amministratore delegato in carica, che per evitare per quanto possibile conflitti di interessi non può fare parte dell’OdV e conserva una funzione decisionale di autonomia e garanzia.
I poteri decisionali e sanzionatori dell’OdV sono:
a) la Raccomandazione, nel caso il comportamento non sia di particolare gravità oppure dovuto a incomprensione della regola. La Raccomandazione prevede la correzione della violazione in maniera documentata entro il successivo periodo di reporting.
b) la Sanzione, nel caso in cui l’OdV rilevi la commissione di una azione fraudolenta e la necessità di ottenere un ristoro dal responsabile della violazione. Tipologia ed entità della sanzione sono a discrezione dell’OdV.
c) l’Allontanamento, nel caso in cui l’OdV valuti non più compatibile la sussistenza dell’autore della violazione all’interno dell’Azienda, a causa della particolare gravità della violazione.
d) la Denuncia, nel caso l’OdV valuti necessario l’intervento della Giustizia ordinaria. In questo caso il CDA può decidere di sostenere le parti del danneggiato nel Processo civile, o costituirsi parte civile nel Processo penale avverso l’autore della violazione.
Comma 2 – Funzioni
L’OdV per come definito al precedente Comma ha il compito di verificare che le attività aziendali si svolgano correttamente, nell’ambito della Legge e dei principi ispiratori e dei valori che l’Azienda ha voluto riassumere nel presente Codice. L’Organo ha le seguenti funzioni:
a) Realizzare l’applicazione del Codice e curarne l’aggiornamento
b) Promuovere la diffusione del Codice all’interno e all’esterno dell’Azienda
c) Vigilare e all’occorrenza indagare sulle violazioni riscontrate
d) Decidere sulle segnalazioni ricevute, applicando le indicazioni del Codice in buona fede e operando con lealtà
e) Ove necessario, applicare i rimedi e le sanzioni previste dal Codice
f) Realizzare, attraverso la consecuzione dei Report trimestrali, la gestione del Codice etico aziendale.
Comma 3 – Risultati attesi
Garanteasy e il CDA sono convinti che l’adozione del Codice etico aziendale, nonostante le relative dimensioni aziendali, costituisca un passo necessario in relazione agli obiettivi di sviluppo e al modello di business adottato. Dalla sua adozione Garanteasy si aspetta di mettere a sistema gli sforzi effettuati in termini di sostenibilità del modello organizzativo, responsabilità sociale aziendale, organizzazione interna, gestione dei dati, rispetto del lavoro e degli operatori di ogni livello, oltre al completo rispetto della Legge vigente.
L’Azienda promuove l’applicazione interna e la diffusione esterna del Codice nella convinzione che essa sia un plus rispetto al posizionamento e all’immagine aziendale e contemporaneamente rispetto ai suoi obiettivi commerciali.
Articolo 13 – DISPOSIZIONI ATTUATIVE
Il presente Codice e l’insieme delle procedure interne adottate, rappresenta la base per la elaborazione del M.O.G. – Modello di Organizzazione e Gestione ex art. 6 Dlgs 231/2001, che verrà adottato dall’Azienda con la finalità di prevenire i reati eventualmente commessi al suo interno e/o con conseguenze esterne e di evitare la responsabilità amministrativa dell’Ente quando violazioni e reati sono compiuti da propri collaboratori a qualunque livello, volontariamente, fraudolentemente e per interesse personale.
All’OdV è affidato Il compito di applicare le procedure in esso indicate, di attuare il Modello Organizzativo Gestionale e di aggiornarlo. L’OdV è un organo interno, appositamente costituito e dotato di autonomia decisionale, iniziativa e controllo, con poteri commisurati alle esigenze.
FINE DOCUMENTO
